구글워크스페이스 개인 · 요금·셋업·이전·보안·FAQ

내 도메인 메일

you@mydomain.com 같은 주소로 신뢰도를 높이고 Gmail의 필터·라벨·검색을 그대로 활용합니다.

드라이브·미트·캘린더

문서·시트·슬라이드 공동편집, 미트 화상회의, 캘린더 공유로 1인이라도 고객/파트너와 즉시 협업.

백업·이관 용이

테이크아웃, 드라이브 버전 기록, 공유드라이브(해당 플랜) 등으로 장기 보관/이관이 간단합니다.

1) 도메인·플랜

• 보유 도메인 선택 또는 신규 등록
• 개인에 맞는 플랜 선택(용량·미트·보안 고려)

2) 사용자 만들기

• 관리콘솔에서 1명 사용자 생성(이름/아이디)
• 별칭 주소(hello@, contact@)는 Alias로 추가

3) DNS 연결

• 도메인 제공사에서 MX 레코드 값 교체
• SPF·DKIM·DMARC 순서로 발신 신뢰 설정

4) 마이그레이션

• 기존 Gmail/Outlook 메일은 마이그레이션 도구로 이전
• 캘린더/주소록 내보내기 → 가져오기

5) 보안·백업

• 2단계 인증·백업코드·보안체크 실행
• 주요 문서는 드라이브 버전관리·공유권한 점검

6) 품질 체크

• 테스트 메일(내외부) 송수신 및 스팸함 모니터링
• 모바일/클라이언트 IMAP·캘린더 동기화

라벨·필터·보기 모드 설계

라벨 계층은 2~3단계로 제한하고, 단일 기준(업무/고객/프로젝트 등)으로 통일합니다. 필터는 ‘자동 아카이브(수신함 건너뛰기)’를 적극 활용해 수신함의 순도를 유지합니다.

• 최상위 라벨 4개 권장: 00-Inbox(큐), 10-Clients, 20-Projects, 90-Admin
• 자동 라우팅: 도메인/주소/키워드 기반 필터로 00-Inbox 또는 하위 라벨로 바로 아카이브
• 별표 전략: ‘답장 필요’만 별표. 회신 후 즉시 별표 제거 → 수신함=할 일 유지
• 보기 모드: 대화 보기 ON, 중요도 표시 OFF(수동 규칙이 안정적)

서명·발신자 브랜드 표준

서명은 3줄 규격(이름·역할/연락·링크)로 짧게, 굵은색은 사용하지 않고 링크만 포인트 컬러로 통일합니다.

• 서명 템플릿: 이름(한/영) · 역할 · 도메인 메일 · 예약 링크/웹사이트
• 발신명 규칙: ‘이름 | 브랜드’ 형태(예: 홍길동 | MYDOMAIN)
• 자동 회신: 출장/휴무 기간만 ‘간결+대체 연락’ 안내

폴더 아키텍처(1인 기준)

최상위 5폴더 원칙으로 분기/연도 기준 버전 관리를 쉽게 만듭니다.

• 01_Clients → 고객명/프로젝트명/산출물
• 02_Assets → 템플릿/브랜드/이미지/문구
• 03_Operations → 계약/세금/정산
• 04_Knowledge → 가이드/학습/리서치
• 90_Archive → 완료 프로젝트(읽기 전용)

공유는 ‘링크 가진 모든 사용자 보기’ 대신 명시적 이메일 초대를 원칙으로 하세요.

버전·권한·보안 루틴

• 핵심 문서는 이름@버전(v1.0/v1.1) 구분 또는 드라이브 버전 기록 사용
• 외부 공유 시 만료일 설정, 다운로드 금지(필요 시)
• 핵심 폴더는 보기 전용 + 댓글 권한 분리

SPF

발신 서버 화이트리스트. 제3자(결제·뉴스레터)가 메일을 보낸다면 SPF에 해당 서비스를 반드시 추가합니다.

• v=spf1 include:_spf.google.com include:thirdparty.example ~all

• ~all (SoftFail) → 검증 완료 후 -all (HardFail) 전환

DKIM

도메인 서명. 관리콘솔에서 DKIM 키 생성 → DNS TXT 추가 → 48시간 내 적용.

• 키 길이 2048 권장
• 적용 후 테스트 메일의 원본 보기에서 DKIM=PASS 확인

DMARC

정책은 모니터링 → 격리 → 거부 순서로 강화합니다.

• v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@mydomain.com

• 보고서 수신 후 p=quarantine → p=reject 단계적 전환

응답·예약·청구 자동화 아이디어

• 견적 키워드 수신 → 템플릿 자동 회신 + 미트 예약 링크 삽입
• 완료 메일 라벨 부착 시 시트에 (고객·금액·날짜) 자동 적재(Apps Script)
• 매 월말 ‘정산 예정’ 라벨 메일 묶음 → 드라이브 PDF로 일괄 저장

미트/캘린더 운영 팁

• 캘린더 공유는 ‘보기 전용’ 우선, 외부는 초대 링크로 제한
• 예약페이지(슬롯)로 고객 셀프 예약 → 메일 왕복 감소
• 미트 녹화 파일은 프로젝트 폴더로 자동 이동(드라이브 규칙)

용량 전략

대용량 첨부는 드라이브 링크 공유로 전환하고, 오래된 원본은 아카이브로 이동합니다.

• 드라이브 ‘저장용량별 정렬’ + 1GB↑ 파일 검토
• 사진/영상은 썸네일만 보관, 원본은 외부 아카이브

플랜 믹스

개인 1인 기준은 가성비 플랜으로 시작 → 녹화/공유드라이브 필요 시 상향. 필요 기능만 상시 점검해 업/다운그레이드하세요.

제3자 도구 연동

뉴스레터/결제 등 외부 서비스는 계정 1개로 모으고, SPF·웹훅·API 키를 정리해두면 교체 시 비용/시간을 절약합니다.

트러블슈팅 매트릭스

• 수신 지연: MX 전환·TTL·스팸 정책 확인 → 외부에서 테스트 메일
• 발신 실패: SPF/DKIM/DMARC PASS 여부, 첨부 크기, 첨부 차단 형식 점검
• 모바일 동기화: 계정 권한/2단계 인증, 앱 비밀번호 재발급

분기 점검 루틴

• 보안체크·연결 기기·3rd-party 액세스 권한 재검토
• 필터/라벨·자동화 스크립트 성능 점검
• 백업(테이크아웃) 스냅샷 + 암호화 저장

협업 확장

외부 파트너를 공유드라이브·게스트로 초대해 권한을 좁게 시작하고 작업 완료 후 권한을 회수합니다.

데이터 거버넌스

문서 분류 규칙(공개/내부/민감)을 정하고, 민감 문서는 다운로드 금지·만료일 설정을 기본으로 둡니다.

템플릿 자산화

견적·계약·브리프·리포트 템플릿을 02_Assets/Templates에 모아 두고, 새 프로젝트는 복제해서 시작합니다.

고객별 프로젝트 운영

• 도메인 메일로 신뢰도 확보, 고객/프로젝트별 라벨·폴더 아키텍처
• 구글 미트 예약 링크로 일정 조율, 회의록은 드라이브로 자동 정리
• 견적·계약 PDF 템플릿 공유, 버전 관리로 히스토리 보존

콘텐츠 제작 파이프라인

• 에셋(썸네일/스크립트/자막) 중앙 집중, 공동작업은 댓글 권한
• 릴리즈 캘린더·체크리스트·공개 링크를 한시 권한으로 배포
• 스폰서/제휴 메일은 필터+자동 라벨로 파이프라인화

문의 → 미팅 → 계약 흐름

• 폼/웹훅 → 지메일 → 시트로 리드 적재, 태깅 기준 통일
• 미팅 예약 페이지로 왕복 메일 감소, 리마인더 자동 발송
• 계약·청구는 드라이브 템플릿 복제 → PDF 변환·공유

서명 · 자동회신 · 회신 템플릿

• 서명(3줄 규격): 이름/역할 | 도메인메일 | 웹/예약링크
• 부재중 자동회신: 일정·대체연락만 간결 표기, 끝에 링크 1개
• 회신 템플릿: 견적요청/자료요청/일정안내 3종 표준 문안

[견적 회신 템플릿]
안녕하세요, {{이름}}님.
요청 주신 건 관련해 {{날짜}}까지 1차 견적과 일정안을 보내드리겠습니다.
필요 자료: {{리스트}}
감사합니다.

폴더/문서 템플릿 세트

• 폴더 루트 5종: 01_Clients / 02_Assets / 03_Operations / 04_Knowledge / 90_Archive
• 문서: 프로젝트 브리프 / 미팅노트 / 체크리스트 / 정산표
• “복제 → 이름만 교체”로 버전과 권한 통제가 쉬워집니다.

예약 페이지 & 리마인더

• 업무 가능 시간대(워킹 아워)만 열고, 외부 예약은 24시간 이전 제한
• 메일/푸시 리마인더 2단 설정(전날·1시간 전)

도메인 보이스 가이드(톤·링크 규칙)

• 발신명: 이름 | 브랜드, 링크는 1개만(웹 or 예약)
• 금칙: 과도한 볼드/이모지/다중 색상, 이미지 서명

필터/라벨 자동 라우팅

• from:결제·뉴스레터 → 하위라벨 + 수신함 건너뛰기
• subject:견적/문의 → 별표 + 중요표시
• has:attachment → 검토 라벨로 모아 일괄 처리

메일 → 시트 리드 적재

특정 라벨 메일을 매일 1회 파싱해 (발신·제목·날짜)를 구글 시트에 누적합니다.

// pseudo
function ingestLeads(){
  const threads = GmailApp.search('label:leads newer_than:7d');
  const sheet = SpreadsheetApp.openById('SHEET_ID').getSheetByName('Leads');
  threads.forEach(t=>{
    const m = t.getMessages()[0];
    sheet.appendRow([m.getFrom(), m.getSubject(), m.getDate()]);
  });
}

PDF 자동 보관 루틴

• ‘정산’ 라벨 메일 첨부 PDF → 월말에 폴더로 일괄 저장
• 폴더 규칙으로 연/월 구조로 자동 분류

다운타임 최소화

MX TTL을 미리 낮추고 야간에 전환하여 누락을 최소화합니다.

폴더 매핑

라벨/폴더 구조가 다를 수 있으니 테스트 계정으로 사전 검증.

앱 권한

캘린더 공유, 서명, 필터, 포워딩 규칙 등을 목록화하고 복원합니다.

필수 보안 5가지

• 2단계 인증 + 백업 코드 보관
• 앱 비밀번호(필요 시) 분리 발급
• 보안체크리스트(계정 활동·기기·권한) 월 1회
• DMARC 정책 p=quarantine→reject 단계적 강화
• 중요 폴더는 ‘보기 전용’ 공유 권한으로 제한

백업 팁

• Google Takeout로 분기별 스냅샷
• 드라이브 파일: 버전 기록 + 별도 아카이브 폴더
• 로컬/외장 보관 시 암호화(암호 문구 별도 보관)