공유드라이브 3계층
조직>부서>프로젝트 3계층으로 폴더를 고정하고, 문서명 접두사(YYYY-프로젝트-버전)를 표준화합니다.
구글워크스페이스 사용법은 먼저, 조직과 문서가 흘러가는 모양을 설계하는 데서 시작합니다. 또한 부서·프로젝트별 공유드라이브를 3계층(Company/Dept/Project)으로 고정하고, 파일명 규칙(YYYYMMDD_프로젝트_버전)을 통일해 찾기 시간을 단축합니다. 다만 권한은 최소화 원칙을 지켜 Core/Client/Guest 조직단위(OU)별로 보기·댓글·편집 범위를 분리하고, 외부 공유 기본값을 ‘조직 내’로 지정해 자료 유출 가능성을 줄입니다. 그래서 업무 흐름은 이메일→태스크, 회의→기록, 데이터→리포트의 세 파이프라인으로 단순화하며, 지메일 라벨(@Action/@Wait), 캘린더 예약슬롯·근무시간, 미트 녹화 폴더, 시트 템플릿을 표준 세트로 배포합니다. 이어서 폼→시트→미트 초대/드라이브 폴더 자동 생성과 같은 자동화 템플릿을 마련하고, 2단계 인증·보관함(Vault) 보존 규칙·주간 스냅샷으로 보안과 백업을 체계화하세요. 마지막으로 온보딩 키트(서명·단축키·즐겨찾기)와 오프보딩 체크리스트(소유권 이관·캘린더 위임)를 운영하고, 인박스 제로율·회의→태스크 전환율·템플릿 사용률 같은 KPI를 대시보드로 모니터링하면 팀의 생산성과 일관성이 자연스럽게 유지됩니다.
조직>부서>프로젝트 3계층으로 폴더를 고정하고, 문서명 접두사(YYYY-프로젝트-버전)를 표준화합니다.
필터+라벨 규칙, 시트 앱스스크립트의 ‘폼→시트→미트 초대’ 파이프라인으로 반복 업무를 제거합니다.
2단계 인증·외부공유 제한·드라이브 데이터 보존을 템플릿화하고 분기별 점검으로 유지합니다.
OU를 코어팀/클라이언트/게스트로 나누고 앱 사용권한·공유 정책을 차등 적용합니다.
Company-Dept-Project 규칙으로 드라이브 이름을 통일하고 팀원 교체에도 폴더 구조가 변하지 않게 만듭니다.
지메일 서명 템플릿, 캘린더 근무시간, 미트 배경 가이드, 드라이브 즐겨찾기 링크를 첫 로그인 체크리스트로 제공합니다.
그래서, 사람에 의존하던 습관을 규칙에 의존하게 만들면 이탈·확장에도 품질이 유지됩니다.
지메일 라벨 @Action을 생성하고, 캘린더 ‘작업’과 연동해 마감일·담당자를 자동 배정합니다.
미트 녹화 링크와 시트 회의록 템플릿을 캘린더 설명에 기본 삽입하여 회의→할 일 전환을 빠르게 합니다.
시트 IMPORTRANGE·QUERY로 팀별 시트를 통합하고, 룩커 스튜디오로 대시보드를 공유합니다.
데스크톱은 표, 모바일은 카드로 전환됩니다.
| 역할 | 핵심 앱 | 주요 자동화 | 보안 포인트 | 성공 지표 |
|---|---|---|---|---|
| 개인 사용자 | 지메일·캘린더·드라이브 | 필터/라벨·템플릿 | 2단계 인증 | 인박스 제로율 |
| 팀 리더 | 드라이브·시트·미트 | 폼→시트→미트 파이프라인 | 공유 권한 표준 | 회의→태스크 전환율 |
| 관리자 | 관리콘솔·보관함 | OU 정책 배포 | 외부공유 제한 | 감사 로그 무사고 |
아래 내용은 체크리스트를 실행하기 전에 구조·권한·자동화를 한 번에 정렬하는 확장 매뉴얼입니다. 먼저, 정보 아키텍처와 조직단위를 고정하고, 또한 권한·보안 정책을 템플릿으로 배포합니다. 다만 툴 남발은 피하고 핵심 흐름을 이메일→태스크, 회의→기록, 데이터→리포트로 단순화하세요. 그래서 온보딩/오프보딩과 분기 점검까지 재현 가능해집니다.
핵심 요약 · 폴더는 고정, 권한은 최소, 자동화는 표준. 문서·사람·시간의 흐름을 한 화면에서 재현 가능하게 만드는 것이 목표입니다.
공유드라이브를 Company / Dept / Project 3계층으로 통일하고, 문서명은 YYYYMMDD_프로젝트_버전 규칙을 적용합니다. 프로젝트 종료 시 ‘아카이브’로 이동하는 경로를 미리 만들어 스프롤을 방지합니다.
최소 권한(게스트=보기, 핵심팀=편집), 2단계 인증(보안키 또는 OTP), 외부공유 제한(OU별 예외 승인) 세 가지를 기본 정책으로 고정합니다. 링크 공유 기본값은 ‘조직 내’로 설정하세요.
템플릿 계정 키트(지메일 서명·단축키·즐겨찾기)를 첫 로그인에 자동 배포합니다. 퇴사 시에는 드라이브 소유권 이관, 미트 녹화 폴더 정리, 캘린더 위임을 체크리스트로 마무리합니다.
폼 제출을 트리거로 시트에 적재하고, 규칙에 따라 미트 초대·캘린더 일정·드라이브 폴더를 자동 생성합니다. 지메일의 라벨 @Action과 필터를 연결해 수신함→태스크 전환을 1클릭으로 만듭니다.
중요 문서는 버전 내역을 월말에 스냅샷 폴더로 내보내고, 팀별 시트는 IMPORTRANGE와 QUERY로 통합합니다. 룩커 스튜디오 대시보드의 데이터 소스 권한은 ‘소유자 인증’으로 통일합니다.
캘린더 설명에 의제·결정·할 일 3줄 템플릿과 시트 회의록 링크를 기본값으로 저장합니다. 미트 녹화 저장 폴더를 프로젝트별로 지정하여 찾기 시간을 줄이세요.
아래 단계대로 진행하면 체크리스트 적용 전 기본 환경이 정리됩니다.
1) OU 구조 확정 · Core / Client / Guest로 나누고 앱·공유 정책 차등 적용.
2) 공유드라이브 생성 · Dept·Project 단위로 만들고 소유권은 부서 그룹에 귀속.
3) 네이밍 규칙 배포 · 파일·폴더 접두사, 버전 규칙을 문서 템플릿과 함께 공지.
4) 보안 정책 · 2단계 인증 강제, 외부공유 기본값 ‘조직 내’, 승인 흐름 정의.
5) 자동화 연결 · 폼→시트→미트/캘린더/드라이브 생성 플로우를 템플릿화.
6) 온보딩 키트 · 지메일 서명·라벨, 캘린더 근무시간, 즐겨찾기를 첫 로그인에 적용.
7) 백업·감사 · 보관함(Vault) 보존 규칙과 주간 스냅샷을 예약으로 설정.
설정이 끝나면 다음 지표를 위젯처럼 모니터링하세요. 수치가 흔들리면 구조나 권한을 먼저 점검합니다.
다음 단계 · 이제 아래의 10분 완성 구글워크스페이스 체크리스트’로 세부 설정을 마무리하세요. 위 가이드는 구조를, 체크리스트는 실행을 책임집니다.
공유드라이브는 소유권이 팀에 귀속되어 인사 이동 시에도 파일이 유지됩니다. 반면 내 드라이브는 개인 계정에 귀속되어 권한 회수가 선행되어야 합니다.
조직단위(OU)별 외부공유 정책을 분리하고 링크 공유 기본값을 ‘조직 내’로 제한하세요. 예외는 승인된 그룹에만 부여합니다.
@Action/@Wait 라벨과 필터로 자동 분류를 만들고, 하루 15분 정리 타임을 캘린더 반복 일정으로 고정합니다.
30분 기본, 의제·결정·할 일을 캘린더 설명 템플릿으로 표준화하세요. 미트 녹화 링크와 시트 회의록을 자동 첨부합니다.
공유드라이브 보관 규칙과 보관함(Vault)을 병행하고, 중요 시트는 주간 스냅샷을 별도 폴더로 내보내 복구 시간을 단축합니다.
첫 로그인 체크리스트에 지메일 서명, 근무시간, 즐겨찾기, 단축키 가이드를 포함해 10분 내 환경을 표준화하세요.
결론적으로, 구글워크스페이스 사용법은 ‘구조 설계→자동화→정책’의 3단 고정입니다. 오늘 템플릿으로 팀 표준을 배포하세요.