측정은 행동으로
‘멋진 지표’보다 조치 가능한 경보·플레이북을 먼저 설계합니다.
구글워크스페이스 통계 리포트는 조직의 협업·보안·라이선스 효율을 정량화하고, 실행 가능한 인사이트를 제공해야 합니다. 핵심 KPI 정의→데이터 수집→지표·차원 매핑→대시보드 설계→자동화·알림→보안·거버넌스 순으로 구축해 보세요.
‘멋진 지표’보다 조치 가능한 경보·플레이북을 먼저 설계합니다.
Admin 로그와 HR/조직도, 라이선스 정보를 하나의 모델로 통합.
활성·비정상·외부공유 신호를 묶어 위험 우선순위를 자동화.
협업·보안·비용의 3축으로 KPI를 최소화합니다. 아래는 권장 세트입니다.
KPI는 분기마다 재검토하고, ‘경보→조치→효과’의 폐루프를 확인하세요.
관리자 콘솔·로그·스프레드시트·HR·재무 데이터를 결합하면 리포트의 신뢰도가 올라갑니다.
| 소스 | 주요 내용 | 갱신 주기 | 용도 |
|---|---|---|---|
| Admin 활동 로그 | 로그인, Drive/Meet/Gmail 이벤트 | 일/시간 단위 | 활성도·보안 모니터링 |
| 디렉터리(조직도) | 부서/직급/재직상태 | 일 단위 | 세그먼트 분석, 권한 검토 |
| 라이선스/청구 | 좌석 수, 플랜, 비용 | 월 단위 | 코스트 최적화 |
| 사용자 애셋 태그 | 단말기/보안상태 | 일/주 단위 | 위험 스코어링 |
“활성 사용자”, “문서 외부공유” 등 조직 표준 정의를 고정하면 리포트의 일관성이 확보됩니다.
| 지표 | 정의 | 차원(필수) | 예외/주의 |
|---|---|---|---|
| 주간 활성 사용자수 | 7일 내 1+ 이벤트(메일/드라이브/미트/캘린더) | 부서, 직급, 지역 | 서비스 비활성 사용자 제외 |
| 외부 공유 문서 비율 | 공유 대상이 외부 도메인인 파일 비중 | 부서, 파일유형 | 만료 링크/게스트 제외 여부 명시 |
| 이상 로그인 건수 | 신규 장치/국가, 연속 실패 후 성공 | 장치OS, 위치 | MFA 여부 교차표 |
| 비활성 좌석 | 최근 90일 무활동 계정/유료 좌석 | 플랜, 부서 | 휴직/파견자 라벨 제외 |
정의서는 리포트와 함께 공개해 “숫자 논쟁”을 예방하세요.
임원·매니저·관리자 3역할을 기준으로 KPI→딥다이브→원자료 순으로 구성합니다.
KPI 타일(활성율·외부공유·이상로그인·미사용좌석) + 전월 대비 스파크라인 + 알림 카드.
문서 공유 흐름, 팀간 공유 매트릭스, Meet/캘린더 사용량 트렌드, 상위 기여자.
의심 로그인 지도, 외부공유 파일 목록, 만료링크 현황, MFA 적용률.
| 차트 | 목적 | 설계 팁 |
|---|---|---|
| 트리맵(부서별 활성) | 규모 대비 사용 편차 확인 | 정규화(1인당) 보조 라벨 |
| 히트맵(공유 매트릭스) | 부서 간 협업 강도 | 상·하위 10% 강조 |
| 지도(로그인 위치) | 이상 패턴 탐지 | 회사 허용국가 레이어 |
| 테이블(외부 링크) | 즉시 조치 대상 | 만료일, 소유자 연락버튼 |
스케줄러로 데이터 적재, 규칙 기반 임계치 알림, 워크플로 자동화를 연결하세요.
일별 로그 적재(예: BigQuery/시트) → 변환 뷰/피벗 생성.
규칙: 외부공유 급증, MFA 미적용 로그인, 90일 무활동 좌석 등.
이메일·챗룸·지라 티켓 자동 발행, 담당자/기한 포함.
만료일 설정·공유 해제·MFA 강제·좌석 회수 등 플레이북 실행.
통계 목적의 최소 수집·가명처리를 적용하고, 개인 식별 정보(PII)는 원본 저장소에만 유지합니다.
| 영역 | 점검 항목 | 주기 |
|---|---|---|
| 데이터 신뢰도 | 지표 정의서 갱신, 소스 누락/중복 검증 | 분기 |
| 성능 | 쿼리 캐시/요약 테이블 도입, 위젯 수 감축 | 월 |
| 보안 | 공유 범위 검토, 접근 만료 자동화 | 월 |
| 교육 | 리포트 사용 교육, 해석 가이드 제공 | 반기 |
최근 7/28일 내 코어 워크스페이스 앱 중 1개 이상에서 유효 이벤트가 발생한 계정으로 정의합니다. 조직 표준 정의서를 고정하세요.
외부 링크·공개 범위·만료 여부·민감 부서 가중치로 0~100 스코어를 만듭니다. 70 이상을 경보 기준으로 권장합니다.
90일 비활성 좌석, 고가 플랜 사용률, 게스트/계약직 라벨을 교차해 회수·다운그레이드 후보군을 자동 생성합니다.
임원용 월간, 보안/관리자용 주간, 운영팀용 일일 스냅샷을 권장합니다. 경보는 실시간/일별 트리거로 분리하세요.